La fase inmediatamente posterior al nacimiento de un documento marcará, de forma definitiva a lo largo de toda su existencia, la accesibilidad del mismo y por lo tanto su potencial probatorio, informativo, etc. Es por ello que las propias oficinas o unidades de gestión deben regirse en lo que se refiere a la organización de sus documentos por unos principios verdaderamente archivísticos que permitan compaginar realidades tan dispares como la falta de espacio, la gran cantidad de documentos que se producen, las grandes necesidades de información, la disminución de costes en las búsquedas de documentos... a las que podemos añadir la preocupación de los archiveros por evitar que alguna de las medidas que se tomen hoy en los archivos de gestión merme de forma definitiva la memoria histórica que del mundo actual leguemos al futuro.